📖 Panduan & SOP Alur Resepsi VowCraft Pro
Alur kerja profesional bagi calon pengantin dan Wedding Organizer (WO): mulai dari input nama tamu, broadcast link ber-nomor meja via WhatsApp, check-in tamu VIP di meja depan ballroom, hingga rekap amplop digital real-time:
Input Daftar Tamu & Alokasikan Nomor Meja Duduk (Seating Chart)
Buka tab "Daftar Tamu & Broadcast WA". Masukkan nama-nama tamu penting Anda beserta kategori mejan (misal: Bapak Ir. Syamsuar — Meja VIP 01 Baris Depan, dr. Farhan — Meja Rekan Medis RSUD 03). Alokasi nomor meja ini mencegah tamu berebut kursi atau kebingungan saat memasuki gedung resepsi.
Tahap 1: Pengaturan Daftar UndanganKirim Broadcast WhatsApp Personal 1-Klik Tanpa Ketik Ulang
Sistem secara otomatis mengenerate tautan personal (misal: /undangan-pernikahan?to=Bapak+Hadi&meja=VIP+01). Cukup klik tombol "Kirim WA", draf pesan sopan resmi bahasa Indonesia otomatis terbuka di WhatsApp pengantin lengkap dengan salam takzim dan link nama tamu yang bersangkutan.
Tamu Membuka Undangan & Mengonfirmasi Kehadiran (RSVP Real-Time)
Tamu membuka undangan digital mewah tanpa perlu download aplikasi apa pun. Tamu melihat foto prewedding, lokasi Google Maps, dan mengisi form RSVP (Hadir / Berpasangan / Belum Pasti) serta doa restu. Jumlah porsi catering langsung terpantau akurat oleh panitia keluarga!
Tahap 3: Pengawasan Porsi Catering & DoaHari H: Meja Resepsi Scan Barcode Masuk Tamu & Layar Proyektor Welcome
Saat tamu tiba di ballroom resepsi, petugas WO cukup mencari nama tamu atau scan Barcode dari HP tamu. Klik "Tandai Hadir", layar monitor atau proyektor meja depan langsung menampilkan sambutan selamat datang ramah: "Selamat Datang Bapak Ir. Hadi Pratama, Meja Anda: VIP 01".
Tahap 4: Pelayanan Resepsi Kelas Hotel Bintang 5Rekapitulasi Amplop Digital & Buku Kas Otomatis Langsung ke Rekening
Semua transfer amplop digital (BCA, Mandiri, BSI, QRIS) langsung masuk ke rekening pribadi pengantin tanpa potongan komisi vendor pihak ketiga. Rekap catatan kado dan ucapan tersimpan rapi selamanya sebagai memori berharga pernikahan Anda.
Tahap 5: Keuangan Bersih & Bebas Potongan Fee🛎️ Meja Check-In Penerima Tamu
Ketik nama atau nomor meja tamu saat mereka tiba di meja registrasi:
Database Tamu & Broadcast Link WhatsApp
Setiap tamu memiliki link unik dengan nomor meja duduk masing-masing.
| No | Nama Tamu Undangan | Nomor Meja | Status RSVP | Tautan Khusus Tamu | Aksi Kirim WhatsApp |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ir. H. Syamsuar, M.Si | VIP 01 (Keluarga) | ✓ Hadir (2 Orang) | /undangan-pernikahan?to=Ir.+H.+Syamsuar,+M.Si&meja=VIP+01 |
💬 Kirim WA |
| 2 | dr. Farhan & Istri | VIP 03 (RSUD) | ✓ Hadir (2 Orang) | /undangan-pernikahan?to=dr.+Farhan+%26+Istri&meja=VIP+03 |
💬 Kirim WA |
| 3 | Dimas Setiawan | Reguler 08 (Kampus) | ✓ Hadir (1 Orang) | /undangan-pernikahan?to=Dimas+Setiawan&meja=Reguler+08 |
💬 Kirim WA |
Daftar Doa Restu & Konfirmasi Hadir
Live feed ucapan yang masuk langsung dari halaman undangan tamu.
| Waktu | Nama Pengirim | Status Kehadiran | Pesan Doa Restu |
|---|---|---|---|
| 19:42 WIB | Ir. H. Syamsuar, M.Si | Hadir (2 Orang) | Barakallahu laka wa baraka 'alaika wa jama'a bainakuma fii khoir. Selamat menempuh hidup baru Radit & Anin... |
| 18:15 WIB | dr. Farhan & Rekan RSUD | Hadir (2 Orang) | Happy wedding dokter Anindya dan Mas Raditya! Selamat berbahagia dan sukses selalu... |
| 16:05 WIB | Dimas Setiawan | Hadir (1 Orang) | Selamat bos Radit! Akhirnya pecah telur kawan teknik kita. Lancar sampai hari H! |
Rekapitulasi Amplop Digital & Kado Masuk
Data tanda kasih transfer digital langsung ke rekening pengantin.
| Tanggal | Nama Pengirim | Tujuan Bank | Nominal Transfer | Status Verifikasi |
|---|---|---|---|---|
| 16/10/2026 | Keluarga Besar Bambang Gunawan | BCA (8420-1928-33) | Rp 5.000.000 | ✓ Terverifikasi Bank |
| 16/10/2026 | dr. Farhan & Alumni FK | Mandiri (108-00-19283-44) | Rp 2.500.000 | ✓ Terverifikasi Bank |
| 15/10/2026 | Dimas Setiawan & Sahabat Teknik | BSI (720-998-1123) | Rp 1.000.000 | ✓ Terverifikasi Bank |